Subinvestigadores

¿Cómo gestionar eficazmente a tu equipo de subinvestigadores en ensayos clínicos?

La gestión de un equipo de subinvestigadores en ensayos clínicos puede ser un desafío. 

En nuestro caso son los adjuntos los que ejercen la responsabilidad de ser los investigadores principales de los ensayos y cuando comienza uno nuevo, ellos eligen al equipo de Subinvestgadores que quieren en su ensayo, generalmente otros adjuntos y los residentes más mayores, pero claro, el tiempo pasa y los resis jóvenes van pasando a ser los mayores y les llega su turno de aprender.

Comenzando desde realizar las Buenas prácticas clínicas, y realizar su CV en el formato CTIS, son los primeros pasos que damos con ellos para contar con su participación.

Les explicamos en que va consistir su trabajo dentro del equipo haciendo especial hincapié en la variedad de plataformas de los diferentes vendors que van a recibir, cuestionarios, IWRS si les delegan la responsabilidad de rotura de ciego, entrenamientos y capacitaciones de las escalas de gravedad o el Columbia y cómo manejar las credenciales que requieren para su acceso.  

Con ellos realizamos una pequeña reunión, informándoles en que consiste involucrase en un ensayo clínico, como hacer las correcciones y las responsabilidades del investigador de acuerdo con las GCPs. Al principio puede ser algo abrumador tanta información, y verse perdidos, pero con un enfoque organizado y algunas estrategias clave, puedes asegurarte de que tu equipo no solo se mantenga al día, sino que también se sienta motivado y comprometido.

Aquí os comparto algunos consejos prácticos para lograrlo.

1. Centralizar la Información

Una de las principales dificultades en la gestión de subinvestigadores es la dispersión de la información. Muchas veces reciben multitud de correos con newsletters, monitores, traininigs, nuevas versiones de documentos, y es difícil darles seguimiento, por lo que revisar con ellos esa información es una forma de guiarles en su camino y aprendizaje.

2. Establece un Calendario de Capacitación

Los entrenamientos son fundamentales para el éxito de los ensayos clínicos. Crear un calendario de capacitación y que cuando lo tengan hecho te reenvíen el certificado para incluirlo en el ISF.
– Fechas de sesiones límite: Asegúrate de que todos los subinvestigadores estén al tanto de las fechas y horarios.
– Recordatorios: Envía recordatorios a través de correos electrónicos o mensajes en grupo para que nadie se olvide.

3. Fomenta la Comunicación Abierta

La comunicación es clave para evitar confusiones. La puerta de la consulta de ensayos siempre está abierta a cualquier duda que les pueda surgir, y así establecer canales de comunicación, en su defecto siempre tenemos el correo electrónico o WhatsApp, donde el equipo pueda hacer preguntas y compartir información. En ocasiones es conveniente realizar reuniones regulares para discutir avances, resolver dudas y mantener a todos en la misma página.

4. Designa Roles y Responsabilidades Claras

Asegúrarse de que cada subinvestigador tenga un rol definido dentro del equipo. Esto no solo ayuda a evitar la duplicación de esfuerzos, sino que también permite que cada miembro se sienta responsable de su parte del proyecto.  

Todos por buenas prácticas clínicas conocen sus responsabilidades como subinvestigadores de ensayos clínicos pero luego dentro de cada ensayo te delega el investigador principal un role, puedes ser subinvestigador “raso”, asesor ciego, rater, es decir que pasas las escalas de gravedad del ensayo, PASI, EASI, IGA, mSWAT, VASI… en mi caso todo de dermatología, personal no ciego porque hagas una escala de gravedad como tenemos nosotros en un ensayo de porfiria, que con las mediciones de melanina de la piel de los pacientes puedas desenmascarar el ciego del estudio y solo puedes hacer esa tarea, hay multitud de opciones y de modos de subinvestigadores.

5. Utiliza Herramientas de Seguimiento

Implementa herramientas de seguimiento para monitorear el progreso de cada subinvestigador. Esto puede incluir:

– Checklists: Para asegurarte de que todos completen sus tareas.

6. Crea un Ambiente de Apoyo

Finalmente, es importante fomentar un ambiente de apoyo y colaboración. Celebra los logros del equipo, por pequeños que sean, y ofrece ayuda cuando alguien esté luchando con una tarea. Un equipo motivado y apoyado es más propenso a tener éxito.

7. Desde cuando los incluyes como subinvestigador.

Algo a tener en cuenta es desde cuando están incluidos como subinvestigadores en el ensayo, no es lo mismo que desde las negociaciones del contrato hayamos contado con él y aparezca como tal detallado en el Anexo II del contrato, que se haya añadido a posteriori en el delegation log por cubrir huecos de vacaciones y sea el comodin del verano.

En nuestro caso la diferencia radica en que si apareces en el contrato la fundación puede expedirle un certificado de participación en investigación y nos lo suelen solicitar para la carrera profesional, si por el contrario han sido delegados en el estudio por momentos puntuales de necesidades del servicio solo aparece en el delegation log, la fundación de investigación no tiene este documento y no les consta a ellos como subinvestigador por lo que no pueden expedirle este documento, nosotros para mitigar esta diferencia hablamos con el jefe de servicio y es él el que en estos casos lo expide.

Conclusión

Gestionar un equipo de subinvestigadores en ensayos clínicos puede parecer abrumador, pero con una buena organización y comunicación, puedes facilitar el proceso. Recuerda que cada miembro del equipo es valioso y su éxito contribuye al éxito del ensayo clínico en su conjunto. ¡Con estos consejos, estarás en el camino correcto para mantener a tu equipo enfocado y motivado!