El comodín del coordinador.

Hace unos años había en la tele el programa de “Quien quiere ser millonario” presentado por Carlos Sobera, de respuestas y preguntas donde el concursante disponía de 3 comodines a lo largo del programa para contestarlas si no las sabia, el del público donde se sondeaba al público y el concursante elegía generalmente la respuesta más votada, el comodín del 50% donde de las 4 opciones de respuesta se le quedaban en 2, y el comodín de la llamada de teléfono, que llamaba por teléfono en directo a algún colega para que le ayudara a contestarla. 

Hoy tras una conversación con un monitor es cuando me ha surgido escribir sobre el “Comodín del coordinador”.

 Hay veces que los ensayos se van heredando de un monitor a otro o de un coordinador a otro y como si del teléfono escacharrado se tratase la información se va sesgando con esa herencia y al final el comodín de la llamada de teléfono al coordinador o al monitor es la solución.

Es por eso, que todo debe de quedar documentado y poder tirar de la cuerda de algo y poder seguir la pista de lo que ocurrió y así dar trazabilidad a los hechos.

Anteriormente trabaje en seguridad alimentaria, donde la trazabilidad era algo que se llevaba a rajatabla, por si surgía una intoxicación alimentaria, poder tirar de la cuerda y ver donde había estado el fallo en la cadena e incluso se guarda comida testigo de todo lo que se realiza para poder analizar en caso de necesidad.

Entiendo que abarcar toda la información desde que se comienza un ensayo clínico hasta que se llega a un cierre es un transcurso de muchos años y es muy difícil que un monitor o un coordinador comience y acabe un ensayo desde que se gesta hasta que el centro recibe el informe del final del estudio con los resultados es complicado ya que son puestos en los que siempre se está cambiando de personal y no se transmite toda la información. He llegado a tener 5 o 6 CRAs (ya he perdido la cuenta) en un estudio a 5 años.

Pero también creo que es labor de todas las partes hacer bien nuestro trabajo y poder dejar bien registrado todo de cada ensayo que llevamos.

Os pongo un ejemplo de lo que me ha pasado recientemente.

Tengo un cierre de un ensayo que duro 7 meses, con 8 pacientes y solo 4 administraciones de medicación por paciente. El ensayo lo llevo a cabo un mismo monitor y justo en su última visita para dejarlo todo bien cerradito para que fuera la visita de cierre más fácil del mundo me contó que cambiaba de CRO.

Bueno pues hoy recibo la llamada del comodín del coordinador, con dudas que a mi parecer son muy sencillas y que con solo leerse la FUP letter del monitor anterior se tiene la respuesta, y así es como yo las he solucionado, aunque requiere un poco de labor de investigación, con voz de Gloria Serra.

Lo que paso en Junio a mí ya se me ha olvidado pero gracias a las FUP todo queda registrado y es una buena forma de llevar una trazabilidad de lo que ha hecho el monitor anterior.

Otro ejemplo de trazabilidad, es que hace un par de años nos robaron en el hospital y se llevaron material de los ensayos, (muchos dispositivos electrónicos), y el mes pasado preparando el cierre de un ensayo, me reclaman ese material, y de igual modo, tiro de correo electrónico y de la notificación del robo a los ensayos implicados y el material sustraído,  pues no tenían ni idea, estuve mandando pantallazos de los correos electrónicos enviados en el 2021 y como si de una noticia nueva se tratara.

Comprendo que el coordinador y el monitor son un tándem inseparable, condenados a entenderse, pero si yo lo puedo buscar y encontrar tirando del buscador de correo electrónico y follow up poniendo las palabras claves en el buscador, todo el mundo puede.

También tiene su lado positivo y es que entre coordinadores y monitores nos apoyamos y ayudamos, uno de mis pollitos de prácticas acabó trabajando en Derma en otro hospital de Madrid y nos llamábamos para ver como procesar muestras, si habías reclutado o no algún paciente, o como me ha pasado hoy mismo con otra coordinadora, no disponía de albaranes para enviar unas muestras al laboratorio, y la monitora lo ha escalado pero ya sabemos que las altas esferas de los ensayos tardan en contestar y finalmente terminé buscando en el Reec de la AEMPS que otros centros llevaban este estudio y pedirles los datos de como enviar las muestras.

Con este momento desahogo quiero haceros participes que todo se aprende, tanto si eres monitor como coordinador todos estamos en el mismo barco y aquí va mi pequeño aporte para la lista de contactos que aparece en el archivo de investigador, que aparezcan los teléfonos o mails de todos los centros participantes en tu país por que entre todos nos sacamos del aprieto de vez en cuando.

Y ahora, tirando de toda la comunidad de monitores que hay ahí detrás, quería preguntaros: ¿Cómo se lleva el traspaso de los ensayos de un monitor a otro? Como os mantenéis informados de todo lo que ha pasado, ¿Qué tipo de registros tenéis para estar al día de todo lo que lleva acontecido en el estudio? Si el monitor continúa dentro de la empresa con otros ensayos es fácil (o eso creo), pero si el monitor ha dejado de trabajar en esa CRO?

Espero leeros y juntos aprender entre todos.