La agenda

Todo regreso de vacaciones, puede ser algo estresante, meses atrás os comentaba en el post de «pequeños bricoorsejos» lo importante que era organizarse y para ello contamos con una herramienta fundamental para un coordinador de ensayos clínicos, una agenda.

Cuando te enfrentas a un nuevo día de trabajo, lo tienes organizado, pero la mejor forma de descargarte mentalmente es tenerlo apuntado en una agenda, porque así podrás optimizar mejor el tiempo, organizarse y priorizar.

• Las citas de los pacientes, imprescindible, ellos son nuestra prioridad (#ourpatientsourpriority) y tenemos que tenerlos siempre localizados en el tiempo y preparadas sus visitas. Siempre pueden surgir imprevistos y tener que cambiarles la cita, o cuando llegue el paciente hacerle otra visita diferente en función del estado en el que venga.
• Las reuniones de investigadores. Suelen programarse con unos meses de antelación y mejor si las tienes localizadas, porque así podrás cuadrarlas mejor con el equipo investigador, saber quién puede acompañarte y no hacerla coincidir con algún monitor, paciente… etc. Ahora contamos con las reuniones investigadores on-line, suelen mandarte igualmente la invitación unas semanas antes, para que la aceptes y el día que esté programada debas conectarte a la reunión tipo “webex”, o «teams», para asistir a ella.
• Las citas con los monitores. Depende del sitio donde estés trabajando tendrás mucha demanda o no. En mi caso, suelo programarlas en función de la cita que le den al monitor en farmacia (siempre tienen la agenda a tope) así durante la visita del monitor puede aprovechar para monitorizar farmacia (medicación) y pacientes. Hay monitores que no viven en la misma ciudad donde esté tu hospital y eso les requiere un desplazamiento extra, y pueden pedirte dos días de monitorización, por lo que tienes que reservarles dos días consecutivos, también dependerá del volumen de pacientes reclutados en tu centro. Muchas veces pueden venir acompañados de su jefe o de algún becario u otro monitor de otros centros para echarles una mano, por lo que también tendrás que contar con un espacio reservado para que ellos trabajen en el centro ese día.
• Los “to do it”: meter los datos de los pacientes en los CRFs, la firma de tal investigador en un delegation log, o un recibí de un protocolo nuevo, o un Investigator brochure nuevo, rellenar una base de datos, un corte de base de datos que se aproxima, la fecha tope de contestar queries, o para randomizar a un paciente… un congreso de los médicos de tu equipo (el mundial, el europeo, el nacional…) todo esto tendrás que tenerlo en cuenta a la hora de citar a los pacientes, para que a la hora de realizar la visita y siempre tengas un investigador disponible o el back up.
• ¡Las vacaciones! Sumamente importantes por lo mismo, debes de pensar que tanto los médicos, como los pacientes y tú mismo, tenemos vacaciones, por lo que tienes que organizar los equipos de cada ensayo, para tener siempre un subinvestigador de back up y que siempre esté atendido el paciente en caso de un SAE o de una visita no programada.
• De cara a preparar una visita de un paciente apuntar si le hemos pedido el taxi, o si hemos encargado el hielo seco para ese día y que se lleven las muestras y así evitar tener que completar los log de almacenamiento de muestras en el congelador.

Con el teletrabajo, iba cargada a casa con mi agenda en papel, para arriba y para abajo, después me descargue en el móvil una app para llevarlo por duplicado, y mi próximo paso, será poner en marcha la agenda del “Outlook” o algo similar, para así tenerlo sincronizado en el trabajo y en el móvil. (se aceptan sugerencias) ¿cómo lo hacéis vosotr@s?

A lo largo del día a día surgen mil cosas que hacer y que al final de la jornada, quizá, no hayamos llegado a todo, por lo que por lo menos para mí, la agenda es fundamental para tenerlo todo apuntado y no se nos escape nada. Teniéndolo anotado, puedes irte a casa con la satisfacción de no dejarte nada en el tintero y poder continuar al día siguiente por donde lo dejaste y con la mente descansada. Así tendrás el día para el trabajo y la noche para el descanso.

Ahhh y no olvidaros que Murphy existe, y puedes pensar que va ser un día muy relajado de trabajo, porque no tienes pacientes, no tienes monitores, estas al dia de todo… ningún mensaje en la bandeja de entrada y te pones hacer cosas que habitualmente no te da tiempo, como ordenar el almacén, enviar al archivo general lo ensayos que llevan ya un tipo cerrados y así hacer hueco para los siguientes, y de pronto empiezan a salir screenings de debajo de las piedras y el día da una vuelta de 80 grados!

Mucho ánimo y a por esta nueva semana!